Tietosuojaseloste

image_pdfimage_print

Ilmoittautumislomakkeella annetut tiedot tallennetaan tapahtumien järjestelyiden toteuttamiseksi ja ilmoittautumisen tekijän toivomien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 13 artiklan mukainen seloste

1. Rekisterinpitäjä

ESiOR Oy, Tulliportinkatu 2 LT4, 70100 Kuopio.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Erkki Soini erkki.soini(at)esior.fi 0400533971

3. Rekisterin nimi

Tapahtumarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on erilaisiin sosiaali- ja terveydenhuoltoon, hyvinvointiin, asiantuntemukseen, tieteeseen tai tutkimukseen liittyviin seminaareihin, koulutustapahtumiin, konferensseihin, kongresseihin, tempauksiin, luentoihin, kursseihin, tilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin liittyvä suunnittelu, yhteydenpito ja tiedottaminen.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia:

  • Tapahtumailmoittautumisten vastaanotto ja ylläpito
  • Tapahtumasta viestiminen ilmoittautuneille (mukaan lukien ennakkokyselyt)
  • Tapahtumien suunnittelu, toteutus ja käytännönjärjestelyt
  • Palautteen kerääminen ilmoittautuneilta
  • Analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset
  • Tulevista tapahtumista tiedottaminen (erillisen suostumuksen perusteella).

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojensa käsittelyyn tätä tarkoitusta varten. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Jos rekisteröity on antanut suostumuksensa yhteystietojensa käyttämiseen tulevista tapahtumista tiedottamiseen, rekisteröidystä kerättyjä tietoja voidaan käyttää profilointiin siten, että rekisteröidylle voidaan kohdentaa kyselyitä ja tiedotteita sellaisista tulevista tapahtumista, jonka kohderyhmää rekisteröity todennäköisesti on.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • henkilön nimi
  • yritys tai organisaatio
  • sähköpostiosoite, tarvittaessa puhelinnumero
  • suostumuksen tyyppi (suostumus tulevista tapahtumista tiedottamiseen tai ei suostumusta tulevista tapahtumista tiedottamiseen)
  • ilmoittautumisen tekemisajankohta ja käytetty ilmoittautumislinkki
  • tilaisuuden tiedot (nimi, ajankohta, paikka)
  • seminaarin käytännönjärjestelyihin tarvittavat tiedot, kuten ruoka-aineallergiat, -rajoitteet tai -toiveet
  • vastaukset tilaisuuden aiheeseen liittyviin kyselyihin
  • vastaukset tilaisuuteen liittyviin ennakkokysymyksiin
  • vastaukset tilaisuuteen liittyviin palautekysymyksiin.

 

Tapahtumien käytännönjärjestelyihin tarvittavat tiedot hävitetään kunkin tapahtuman jälkeen riippumatta suostumuksen tyypistä.

Ei suostumusta tulevista tapahtumista tiedottamiseen

Rekisteröidyn yhteystiedot (henkilön nimi, yritys tai organisaatio, sähköpostiosoite), ilmoittautumisen tekemisajankohta ja mahdollisesti käytetty yksilöivä ilmoittautumislinkki poistetaan tapahtuman jälkeen, mikäli muu lainsäädäntö ei edellytä pidempää säilytysaikaa. Rekisteröidyn vastaukset kyselyihin anonymisoidaan ja niitä voidaan käyttää analytiikassa ja tilastollisissa analyyseissa tunnisteettomassa muodossa.

Suostumus tulevista tapahtumista tiedottamiseen

Rekisteröidyn yhteystietoja (henkilön nimi, yritys tai organisaatio, sähköpostiosoite), tilaisuuden tietoja (nimi, ajankohta, paikka, ilmoittautumisen tekemisajankohta ja käytetty ilmoittautumislinkki) ja vastauksia kyselyihin säilytetään kohdennettua tulevista tapahtumista tiedottamista varten. Tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on käsittelytarkoituksen kannalta tarpeellista tai kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tietojen säilyttämiseen, jonka jälkeen tiedot poistetaan, mikäli muu lainsäädäntö ei edellytä pidempää säilytysaikaa. Kun suostumus on peruutettu, rekisteröidyn antamat vastaukset kyselyihin anonymisoidaan ja niitä voidaan käyttää analytiikassa ja tilastollisissa analyyseissä tunnisteettomassa muodossa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä www-lomakkeilla lähetetyistä ilmoittautumisista ja sähköisistä kyselyistä, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Rekisterinpitäjän ulkopuolelle. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kyselyiden ja palautteiden tuloksien kuvaaminen suoritetaan tavalla, josta yksilöä ei voida tunnistaa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, korjata tai poistaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot sekä vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin (mukaan lukien profilointi) sekä muutoinkin turvautua laissa turvattuihin oikeuksiinsa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumus sekä pyytää kyseisten tietojen poistamista.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa, korjata, tai poistaa itseään koskevat tiedot, tai vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle tapahtumat(at)esior.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on toimittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti.